GUARDA DE DOCUMENTOS – PRAZO
1. INTRODUÇÃO
As empresas precisam manter organizados documentos fiscais, contábeis, financeiros e trabalhistas utilizados para comprovar operações, pagamentos e informações prestadas ao Fisco.
Existem períodos diferentes de conservação, conforme o tipo de documento e a legislação aplicável, e o Código Tributário Nacional (CTN) estabelece prazos de cinco anos para a constituição e a cobrança do crédito tributário.
Os arquivos mais comuns são NF-e, NFS-e, livros digitais, comprovantes de tributos, extratos bancários, contratos comerciais e documentos relacionados à folha de pagamento.
2. AJUSTE SINIEF nº 2/2025
O Ajuste SINIEF nº 2/2025, trouxe uma padronização de 132 meses como prazo mínimo de guarda e expurgo, pela Administração Tributária, dos XML de determinados Documentos Fiscais Eletrônicos (DF-e), contados da autorização do documento, Produzindo efeitos desde 1º de maio de 2025. A contagem é feita a partir da data de autorização do documento.
Essa relação inclui NF-e, CT-e, MDF-e, NFC-e, BP-e, NF3e, CT-e OS, GTV-e, DC-e e NFCom. A norma também determina que as tabelas de controle das aplicações autorizadoras utilizadas na validação dos documentos não podem ser objeto de expurgo.
Ficou padronizada essa norma para os Estados, o Distrito Federal e a Receita Federal, no âmbito dos documentos fiscais eletrônicos.
É importante ressaltar a diferenciação do prazo previsto no Ajuste SINIEF nº 2/2025 dos prazos de conservação aplicáveis aos contribuintes. A Secretaria da Fazenda de São Paulo esclareceu que a exigência de 132 meses prevista no ajuste é dirigida à Administração Tributária e não criou, para os contribuintes paulistas, uma nova obrigação geral de guarda por 11 anos.
3. DOCUMENTOS FISCAIS DIGITAIS
As notas fiscais eletrônicas e os demais documentos fiscais digitais devem ser mantidos em arquivos eletrônicos. Para a NF-e, o XML é o arquivo digital que contém as informações do documento, enquanto o DANFE é a representação gráfica utilizada para acompanhar a mercadoria.
3.1. SPED
Os livros e arquivos digitais transmitidos pelo SPED também integram a documentação que deve permanecer disponível. Entre eles estão a ECD, ECF, EFD-Contribuições e EFD-ICMS/IPI.
Deve ficar à disposição da administração tributária todos os arquivos digitais e seus sistemas pelo prazo decandencial.
4. COMPROVANTES DE RECOLHIMENTO DOS TRIBUTOS
Também devem ser organizados os comprovantes de recolhimento de tributos, como DAS, DARF e GNRE, como também os registros relacionados às retenções tributárias mencionadas no conteúdo-base.
Devem ser reunidos os registros necessários para comprovar os recolhimentos e relacioná-los às respectivas operações. O prazo aplicável deve ser analisado conforme o tributo, o documento e a legislação que disciplina cada situação.
5. DOCUMENTOS FINANCEIROS
Os registros financeiros complementam a documentação fiscal da empresa e sendo necessários para comprovar as movimentações e pagamentos, como no caso de extratos bancários, comprovantes de transferências, boletos pagos e recibos de depósitos.
Também é importante manter contratos comerciais, documentos de fornecedores, acordos e outros instrumentos que formalizam relações entre as partes, de acordo com os prazos aplicáveis de cada obrigação.
6. FOLHA DE PAGAMENTO – REGISTROS TRABALHISTAS
Os documentos relacionados à folha de pagamento fazem parte dos registros trabalhistas da empresa, como Holerites, comprovantes de pagamento, férias, 13º salário, FGTS e demais documentos relacionados às relações de trabalho, devendo ser organizados de acordo com os prazos previstos na legislação. A CLT estabelece prescrição de cinco anos para créditos resultantes das relações de trabalho, observado o limite de dois anos após o encerramento do contrato.